Viestijä vieraana on Onna Viestinnän blogisarja, jossa päästään tutustumaan eri vieraisiin ja heidän työssä tarvittavaan viestintään. Viestijä vieraana -blogisarjan tarkoituksena on avata sitä, kuinka laajasti viestintä näkyy työelämässä, ja millaista viestinnän osaamista eri aloilla tarvitaan.
Tapahtuman projektipäällikön tehtävässä on todella paljon eri tahoja, joille pitää laittaa viestiä ja sähköpostia, soittaa ja neuvotella. Tämän olen huomannut viimeisen puolen vuoden aikana, kun olen toiminut Spotlight-tapahtuman projektipäällikkönä. Vaikka roolini virallisesti on toimia projarina, on paljon niin sanottuja rooleja, joissa viestin eri ihmisille. Olen tiimin vetäjä ja johtaja, tapahtuman edustaja, asiakas, yhteistyökumppani sekä paljon muuta. Kun jokaisessa roolissa täytyy viestiä kohdehenkilölle tai -organisaatiolle eri tavalla, korostuu viestinnässä tilannetajun ja ihmistuntemuksen tärkeys.
Jokaisen oma viestintätyyli on erilainen ja projektipäällikkönä voi halutessaan viestiä kaikille tahoille samalla tavalla, mutta itse haluan muokata viestintääni roolini mukaan. Tehtävässäni minun täytyy viestiä, karkeasti jaettuna, kolmelle eri ryhmälle: tapahtumakävijöille ja muulle yleisölle, yhteistyökumppaneille ja muille järjestämiseen osallistuville tahoille sekä projektitiimille.
Nella Kauppinen toimii Spotlightin projektipäällikkönä.
Yleisölle viestiminen tapahtuu projektin aikana suurimmaksi osaksi sosiaalisen median kautta hyvin yksisuuntaisesti. Sosiaalisessa mediassa viestintä täytyy olla yhtenäistä ja johdonmukaista sekä olla linjassa brändin kanssa. Tapahtuman omassa somessa yleisesti viestitään tapahtuman roolissa, eikä niinkään yksityishenkilönä, jolloin viestinnän täytyy olla brändin mukaista, vaikka itse et koskaan sillä tavalla omana itsenäsi viestisi. Usein erityisesti somessa jaettava viestintä, on todella suunniteltua ja aikataulutettua, jolloin pystytään panostamaan viestinnän selkeyteen. Enemmän dialogia mahdollistavaa viestintää tapahtuu puolestaan erilaisissa edustustehtävissä, esimerkiksi opiskelijatapahtumissa pidettävien rastien ohessa. Myös tällaisissa tehtävissä edustan tapahtumaa, jolloin vuorovaikutukseni tulee olla sen mukaista. Tärkeintä mielestäni yleisön kanssa keskusteltaessa on huomioida ihminen, kuka sinulle juttelee ja puhua tapahtumasta edustavalla tavalla. Aina yleisölle viestiessä, oli se sitten somessa tai kasvotusten, täytyy muistaa, että viestintätapasi vaikuttaa tapahtuman ja brändin maineeseen todella paljon, jolloin viestintään kannattaa kiinnittää paljon huomiota.
Sosiaalisessa mediassa viestintä täytyy olla yhtenäistä ja johdonmukaista sekä olla linjassa brändin kanssa.
Yhteistyökumppaneita ja muita tapahtuman järjestämiseen osallistuvia tahoja ovat muun muassa sidosryhmät, sponsoroivat yritykset ja yhdistykset, tapahtumapaikan henkilökunta ja edustajat, tapahtuman esiintyjät, puhujat, juontaja sekä workshoppien pitäjät. Näille yhteistyökumppaneille viestiminen tapahtuu paljolti tapahtuman edustajan roolissa, mutta välillä myös asiakkaan roolissa, esimerkiksi tapahtumapaikan kanssa kontaktissa ollessa. Viestintäkäytänteet ovat pitkälti hyvin samanlaiset kuin yleisöllekin viestittäessä; edustat tapahtumaa ja viestintäsi vaikuttaa tapahtuman maineeseen. Kuitenkin yhteistyökumppaneiden kanssa viestittäessä dialogin syntyminen on enemmän sääntö kuin poikkeus. Tällöin tilanteenlukutaito on erittäin isossa roolissa. Osan kanssa täytyy ymmärtää neuvotteluista ja tietää omat oikeutensa ja tavoitteensa, kun taas osan kanssa keskustelu voi olla paljon rennompaa. Viestintätyyli vaihtelee siis tilanteen sekä vastapuolen mukaan välillä hyvinkin paljon.
Kuitenkin yhteistyökumppaneiden kanssa viestittäessä dialogin syntyminen on enemmän sääntö kuin poikkeus. Tällöin tilanteenlukutaito on erittäin isossa roolissa.
Projektitiimille viestiminen puolestaan on todella erilaista. Jokainen tiiminvetäjä voi itse vaikuttaa omalla esimerkillään siihen, millaista tiimin sisäinen viestintä on. Itse olen halunnut luoda hyvin avoimen viestinnän ilmapiirin tiimiini, jolloin myös vaikeita asioita voidaan nostaa esille helpommin. Tiimin sisäinen viestintä ja sen säännöllisyys helpottaa projektissa kaikkien toimimista, kun kaikki tietävät, missä yhteisen tavoitteen, eli tässä tilanteessa tapahtuman järjestämisen, kanssa ollaan menossa. Erityisen tärkeässä roolissa projektitiimiä johtaessa on ihmistuntemus. Ihmistuntemuksen avulla yksittäisille tiimiläisille osaa luoda psykologisesti turvallisen ilmapiirin työskennellä tiimissä, kun viestintä on avointa ja vaivatonta. Tämän lisäksi ihmistuntemuksen avulla voi olla helpompi selvittää jokaisen tiimiläisen tarpeet esimerkiksi annettavan informaation määrälle, palautteen antamisen tyylille sekä kysymysten kysymisen mahdollisuuden antamiselle.
Edellä mainittu esimerkki projektipäällikön viestinnän monipuolisuudesta on esimerkki työelämästä, jossa viestintää täytyy muokata usealle eri taholle ja tilanteelle sopivaksi. Jokainen kuitenkin pystyy miettimään viestinnän monipuolisuutta myös omassa elämässään. Miten viestit parhaalle kaverillesi? Entä vanhemmillesi tai työnantajalle? Miten kaupan kassatyöntekijälle? Näissä tilanteissa käytät itse ihmistuntemusta ja erityisesti tilannetajua viestiessäsi, eli ei tarvitse olla edes tiettyä työtehtävää, jotta näitä asioita tulee esille. Omana vinkkinä tähän loppuun haluan sanoa sen, että kiinnitä juuri arkisissa asioissa elämässäsi huomiota viestintääsi ja siihen, miten viestit missäkin tilanteessa ja kuinka paljon viestinnän kohde vaikuttaa tyyliisi. Analysoimalla omia viestintätilanteita, opit paljon itsestäsi ja pystyt hyödyntämään näitä viestintätaitoja työelämässäsi!
Kirjoittanut: Nella Kauppinen